Wie kleine Unternehmen KI wirklich sinnvoll nutzen (ohne Sicherheits-Fails)
Wenn sich etwas zu 100% illegal anfühlt, aber zu 100% legal ist.
Wenn man erst ca. 10% davon nutzt und plötzlich 1.000% effektiver ist…
was könnte es sein?
Richtig: KI.
Und ja, ich nutze sie schon ziemlich lange. Trotzdem gibt es diesen Moment, der immer wieder kommt:
Je mehr ich damit mache, desto schneller merke ich, wie viel ich noch nicht wirklich sauber durchdrungen habe.
Und das ist auch okay.
Denn KI ist gerade so ein Thema, das gleichzeitig brutal hilfreich und brutal gefährlich sein kann – je nachdem, wie man sie benutzt.
Ich bin David, Inhaber von Ankerplatz-IT in Willich. Ich begleite kleine Unternehmen (meist ohne eigene IT-Abteilung) dabei, KI so einzusetzen, dass sie im Alltag entlastet – und nicht irgendwann zum „Wie konnte das passieren?!“-Moment wird. Und ja: 2026 wird bei mir nochmal deutlich mehr in Richtung KI gehen, aber eben auf eine Art, die zu echten KMU-Prozessen passt: pragmatisch, verständlich, sicher.
Warum KI sich so „einfach“ anfühlt – und genau deshalb schiefgehen kann
Ich vergleiche das gern mit meinen ersten Programmier-Schritten vor ca. 15 Jahren.
Ein paar Zeilen PHP, kurz „zusammengeklickt“, und zack: Funktion fertig.
Das Problem: „Fertig“ heißt nicht automatisch stabil, sicher oder wartbar.
Bei KI ist es ähnlich:
- Prompt rein
- Antwort raus
- fühlt sich an wie Magie
- und du denkst: „Wie hab ich das jemals ohne gemacht?“
Und dann passiert’s:
„Ich lade mal eben ein Dokument hoch… ist ja nur zum Zusammenfassen.“
„Kontodaten sind noch drin… ach, wird schon nichts passieren.“
„Den Vertrag kann KI doch kurz prüfen…“
Zeitersparnis: brutal.
Risiko: oft unterschätzt.
KI im Unternehmen: Die 3 größten Nutzen-Hebel (die fast jeder sofort nutzen kann)
Damit das hier nicht nur ein „KI ist toll“-Artikel wird, sondern wirklich Mehrwert bringt, kommen wir direkt zu den Dingen, die ich bei KMU in Willich, Viersen, Krefeld, Mönchengladbach, Kaarst, Meerbusch und Umgebung am häufigsten sehe:
1) Texte, die du ständig schreibst (und niemand hat da Bock drauf)
Beispiele:
- Standard-Mails („Danke für Ihre Anfrage…“ / „Hier ist das Angebot…“)
- Angebots-Textbausteine
- Projekt-Updates
- FAQ-Antworten
- Social Posts (ja, auch das)
KI macht das schnell, aber der Trick ist:
Du brauchst 1–2 gute Vorlagen, dann geht’s wirklich los.
Mini-Tipp:
Leg dir eine „Tonality“-Vorlage an:
„Schreibe freundlich, klar, ohne Buzzwords. Kurze Sätze. Sie-Form. Zielgruppe: kleine Unternehmen ohne IT-Abteilung.“
Das spart dir später unfassbar Zeit, weil du nicht jedes Mal neu erklären musst, wie du es willst.
2) Prozesse & Checklisten (weil Chaos meistens teuer ist)
Wenn ich in Betrieben reinkomme, ist das selten „zu wenig Motivation“.
Es ist eher: zu viele Themen gleichzeitig. Tickets, Passwörter, Zuständigkeiten, Tools, Ausnahmen, Sonderfälle…
KI kann hier richtig helfen, z. B.:
- aus Stichpunkten eine Checkliste bauen
- aus einer chaotischen Aufgabenliste einen Plan machen
- Meetings zusammenfassen (ohne dass jemand 30 Minuten Protokoll tippt)
Aber:
Diese Inhalte enthalten oft intern sensible Infos. Dazu gleich mehr beim Thema Sicherheit.
3) „Wissens-Zettelwirtschaft“ endlich in den Griff bekommen
Viele Unternehmen haben Wissen überall verteilt:
- im Kopf von Mitarbeiter A
- in einer Mail von 2019
- in einem Word-Dokument „final_final2.docx“
- irgendwo in Teams, irgendwo in Google Drive, irgendwo im Ordner
KI kann helfen, das zu strukturieren – wenn man es richtig aufsetzt und nicht einfach alles wahllos in irgendein Tool kippt.
Der wichtigste Teil: KI sicher nutzen (ohne Panik, aber mit Plan)
Ich sag’s so: KI ist kein Problem.
Unkontrollierte KI-Nutzung ist das Problem.
Hier sind die häufigsten „Aua“-Stellen, die ich in kleinen Unternehmen sehe:
1) Kundendaten, Verträge, Kontodaten – einfach hochgeladen
Bitte nicht.
Nicht, weil KI grundsätzlich „böse“ ist, sondern weil du als Unternehmen Verantwortung hast: Datenschutz, Vertraulichkeit, Reputationsrisiko.
Praxis-Regel (simpel, aber wirksam):
- Alles, was du nicht öffentlich auf deine Website schreiben würdest, gehört nicht in ein KI-Chatfenster.
Wenn du KI mit echten Dokumenten nutzen willst: Dann bitte mit sauberem Setup (z. B. Unternehmenslösung, klare Richtlinien, ggf. lokale/geschützte Verarbeitung – je nach Bedarf).
2) Passwörter, Zugangsdaten und interne Systeme
Klingt selbstverständlich, passiert aber öfter als man denkt:
- „Ich poste mal den Fehlerlog…“ (und im Log steht ein Token)
- „Hier ist der Zugang, mach mal…“
- „Kannst du die Konfiguration prüfen…“
Regel:
Keine Secrets in KI. Niemals. Auch nicht „nur kurz“.
3) KI-Antworten werden wie Fakten behandelt
KI kann sehr überzeugend wirken. Manchmal zu überzeugend.
Wenn es um:
- rechtliche Fragen
- steuerliche Themen
- Sicherheitsentscheidungen
- technische Architektur
…geht: KI ist ein super Sparringspartner, aber du brauchst am Ende trotzdem Fachprüfung.
Die 5–10%-Frage, die alles verändert
Viele versuchen, „KI maximal auszureizen“.
Ich halte das für Quatsch.
Die bessere Frage ist:
Welche 5–10% KI-Nutzung bringen deinem Unternehmen den größten Nutzen – ohne Risiko?
Und genau da wird’s interessant, weil das pro Firma anders ist.
Quick-Check: 7 Fragen, die ich Unternehmen in Willich & Umgebung stelle
- Welche Aufgaben kosten jede Woche am meisten Zeit?
- Wo wiederholen sich Texte immer wieder?
- Wo entstehen Fehler durch Copy-Paste?
- Welche Prozesse sind nicht dokumentiert?
- Welche Tools werden doppelt genutzt (und keiner weiß warum)?
- Was hängt an einzelnen Personen („Wenn die krank ist, steht alles“)?
- Welche Daten sind bei euch „Tabu“ für externe Tools?
Wenn man diese Fragen ehrlich beantwortet, hat man meistens schon einen klaren Plan, wo KI sofort helfen kann.
Konkrete Beispiele aus dem KMU-Alltag (ohne Theater)
Damit es greifbarer wird, hier typische Szenarien:
Beispiel A: Angebote schneller erstellen (ohne Murks)
Problem: Angebote dauern ewig, weil Textbausteine fehlen oder jedes Mal neu formuliert wird.
KI-Lösung: Standardtexte + Nutzenargumente vorschreiben lassen, dann menschlich finalisieren.
Ergebnis: schneller, konsistenter, weniger Fehler.
Beispiel B: Support/IT-Anfragen besser sortieren
Problem: Tickets kommen ungefiltert per Mail/WhatsApp/Zuruf.
KI-Lösung: KI hilft, Anfragen zu strukturieren („Was ist passiert? Seit wann? Wer betroffen? Screenshot?“).
Ergebnis: weniger Rückfragen, schnellere Lösung.
Beispiel C: Interne Doku endlich starten
Problem: Niemand dokumentiert, weil „keine Zeit“.
KI-Lösung: Aus Stichpunkten Doku-Entwürfe erstellen (z. B. Onboarding, Geräte-Setup, Ablauf bei Mitarbeiterwechsel).
Ergebnis: Doku wächst nebenbei – ohne dass jemand „Dokumentations-Tag“ machen muss.
KI-Richtlinien für kleine Unternehmen: kurz, machbar, wirksam
Du brauchst keine 30-seitige Policy.
Du brauchst eine klare, alltagstaugliche Leitplanke.
Hier ein einfacher Start (den viele direkt übernehmen können):
Erlaubt (Beispiele):
- Texte ohne personenbezogene Daten
- Ideen, Strukturen, Formulierungen
- Checklisten, Vorlagen, Prozesse (ohne sensible Inhalte)
Nicht erlaubt:
- Kundendaten, Verträge, Kontodaten
- Passwörter, Tokens, Zugangsdaten
- interne Dokumente ohne Freigabe/Anonymisierung
Pflicht:
- Ergebnisse prüfen (Faktencheck)
- bei Unsicherheit lieber fragen statt „einfach machen“
Das klingt banal – verhindert aber 80% der typischen Probleme.
Meine Richtung 2026: KI, aber bitte sinnvoll (und nicht als Hype)
2026 wird für mich noch stärker ein KI-Jahr.
Nicht, weil ich „jetzt auch KI mache“, sondern weil ich sehe, wie viel Potenzial bei kleinen Unternehmen liegen bleibt – aus zwei Gründen:
- manche trauen sich nicht ran
- andere nutzen es wild drauflos
Mein Ziel ist dazwischen:
KI als Werkzeug, das entlastet.
Und gleichzeitig: Sicherheit und Klarheit als Anker (passt ja auch zum Namen).
KI-Beratung & Umsetzung in Willich und Umgebung
Wenn Sie ein kleines Unternehmen in Willich haben (oder z. B. in Viersen, Krefeld, Mönchengladbach, Kaarst, Meerbusch), dann ist das meistens Ihre Realität:
- wenig Zeit
- keine IT-Abteilung
- viele Tools
- viel Halbwissen
- und trotzdem der Wunsch: „Das muss einfacher gehen.“
Genau da setze ich an:
Wir schauen uns an, wo KI wirklich hilft, und bauen es so, dass es verständlich bleibt und sicher ist.
Wenn Sie möchten, machen wir das pragmatisch:
- kurze Bestandsaufnahme
- 2–3 Quick-Wins definieren
- klare Datenregeln festlegen
- Vorlagen/Workflows bauen
- Team kurz abholen (damit es auch genutzt wird)
FAQ: Häufige Fragen aus der Praxis
„Welche KI soll ich nutzen?“
Kommt darauf an, was Sie vorhaben: Text, Prozesse, Daten, interne Wissensbasis. Wichtig ist nicht nur das Tool – sondern Regeln, Vorlagen und saubere Anwendung.
„Darf ich Kundendaten eingeben?“
In vielen Fällen: besser nicht, zumindest nicht einfach so. Es braucht klare Vorgaben und ggf. Unternehmenslösungen/Datenschutz-Setup.
„Bringt KI wirklich was oder ist das nur Trend?“
Wenn man sie richtig nutzt: Ja. Oft reichen kleine Anwendungen, um spürbar Zeit zu sparen. Die meisten nutzen das Potenzial noch lange nicht.
„Wie fange ich an, ohne mich zu verzetteln?“
Mit einer simplen Frage:
Was kostet uns jede Woche am meisten Zeit – und ist wiederholbar?
Da sitzt meistens der beste erste Use-Case.
Lust auf einen pragmatischen KI-Start?
Wenn Sie möchten, schreiben Sie mir einfach kurz:
- welche Branche
- wie viele Mitarbeitende
- und wo aktuell am meisten Zeit „verbrennt“
Dann kann ich Ihnen direkt sagen, welche 2–3 KI-Ansätze bei Ihnen am meisten bringen – ohne dass Sie dafür Chaos oder Sicherheitsrisiken einkaufen.
Ankerplatz-IT – Willich & Umgebung